“Minął sierpień, minął wrzesień, znów październik i ta jesień.” – tak śpiewał Kabaret Starszych Panów. Dla nas, studentów, oznacza to początek roku akademickiego. Niezależnie od tego czy zaczynamy, czy kończymy przygodę ze studiami przez najbliższe kilka miesięcy ponownie będziemy częścią wspólnoty. Właściwie przez całe nasze życie należymy do jakiejś grupy – w szkołach tworzymy klasy, uczęszczamy na przeróżne dodatkowe koła, niektórzy są członkami zarządów, mamy swoje paczki znajomych, po studiach staniemy się częścią zespołu w pracy. Jesteśmy jednym z puzzli, który wraz z innymi tworzy spójną całość. Niestety, nie zawsze będziemy zadowoleni z efektów naszej współpracy. Niektóre wspomnimy z uśmiechem na ustach, o innych będziemy chcieli jak najszybciej zapomnieć. Zróbmy więc wszystko, aby w tym roku akademickim mieć same dobre wspomnienia. Postaram się Wam w tym pomóc, przedstawiając 5 głównych dysfunkcji pracy zespołowej i, jak przystało na trenera, dając wskazówki, jak je pokonać.
- Brak zaufania.
Wszystko opiera się na zaufaniu, jest ono fundamentem każdej zgranej wspólnoty. Ufasz swoim przyjaciołom, rodzicom, rodzeństwu, partnerowi. Wiesz, że możesz z nimi porozmawiać i bezpiecznie wyrazić swoje zdanie, zwierzyć z sekretów, a przy tym nie boisz się osądu. Teraz pomyśl o zespole, do którego należysz. Czy ufasz im wystarczająco, aby wyrazić swoje zdanie? Czy boisz się ich osądu oraz tego, co sobie o Tobie pomyślą? Czy umiesz się przyznać do swoich słabości i mocnych stron? Ty i ja powinniśmy czuć się na tyle bezpiecznie, żeby przyznawać się do winy, głośno wyrażać swoje zdanie, opowiadać o swoich pomysłach i proponować nowe rozwiązania. Zespół, w którym brakuje zaufania chowa przed sobą swoje słabości i błędy, waha się pytać o pomoc, o feedback, czy ofiarować pomocną dłoń w przedziale poza ich obowiązkami, szybko wyciąga wnioski , nie prosząc o wyjaśnienia, nie umie rozpoznać i wykorzystać umiejętności i doświadczenia członków zespołu, traci czas na trzymanie emocji na wodzy dla lepszego efektu, trzyma urazy, nie lubi spotkań i znajduje powody żeby je omijać. W odróżnieniu od zespołu, w którym jest zaufanie – przyznaje się do swoich słabości i błędów, pyta o pomoc, słucha pytań i sugestii na temat obowiązków, próbuje się zrozumieć przed wyciągnięciem wniosków, oferuje pomoc i feedback, docenia i używa umiejętności i doświadczenia wszystkich członków, skupia się na ważnych sprawach, nie polityce, oferuje i przyjmuje przeprosiny, czeka na kolejne spotkanie i możliwości wspólnej pracy.
Jak więc możesz zbudować zaufanie? Niestety nie da się tego zrobić w jeden dzień. Wymaga to czasu, wspólnych doświadczeń i zrozumienia. Jednakże przy wystarczającym skupieniu można skrócić ten proces. Zacznij więc od pierwszego kroku. Zbierz swoją drużynę i spędźcie czas na opowiadaniu o sobie. Przygotuj pytania, nie muszą one być bardzo skomplikowane, na przykład: ile masz rodzeństwa, jakie masz hobby, skąd pochodzisz. Na pewno znajdziecie element podobieństwa, który Was zbliży i pozwoli się poznać. Wzmaga to empatię i zrozumienie, a zmniejsza niesprawiedliwość i niewłaściwe zachowanie wobec siebie.
- Strach przed konfliktem.
Dopóki nie masz zaufania do swojej grupy, będziesz unikał otwartej i zaciętej dyskusji. Pozwól, że podkreślę, iż jest różnica pomiędzy kłótnią, polityką interpersonalną a konfliktem. Mówię tu o skupieniu się na pomysłach, unikaniu atakowania kogoś i prawienia złośliwych komentarzy. Oczywiście nieodłączną częścią dyskusji są emocje, pasja i frustracja. Zespoły, które uciekają od konfliktu, mają nudne spotkania, tworzą środowisko, w którym atakują się nawzajem, ignorują tematy, które mogą krytykować ich sukces, nie znają swoich opinii i perspektyw, unikając skrzywdzenia swoich uczuć tworzą napięcie w grupie. Zespoły, które stawiają czoła konfliktowi, mają żywe i interesujące spotkania, rozważają i rozmawiają o swoich pomysłach, szybko rozwiązują prawdziwe problemy, nie boją się podejmowania trudnych tematów.
Jak więc przezwyciężyć drugą dysfunkcję? Na samym początku musisz sobie uświadomić, że zdrowy konflikt jest dobry i produktywny. Na spotkaniu zespołu poproś kogoś, kto należy raczej do nieśmiałych osób, by podzielił się jakimś niewielkim problemem i spróbujcie go razem rozwiązać. Gdy ktoś będzie widocznie czuł się niekomfortowo, przypomnij mu, jak bardzo potrzebna jest dyskusja. Na samym końcu warto uświadomić im, że właśnie rozwiązali konflikt i pogratulować ciężkiej pracy.
- Brak zaangażowania.
Największymi wrogami zaangażowania są konieczność konsensusu i potrzeba pewności. Kiedy w zespole nie ma zaufania i członkowie nie dzielą się swoimi opiniami, nie czują, że byli wysłuchani i nigdy nie będą w 100% przekonani. Większość rozsądnych ludzi nie ma potrzeby, by ich pomysł został przyjęty. Chcą tylko zostać wysłuchani i aby rozważyć, i zareagować na ich zdanie. Dobre zespoły są dumne z tego, że potrafią podjąć decyzję oraz całkowicie się jej poświęcić, nawet jeżeli okaże się ona niewłaściwa. Upewnianie się, zbieranie danych i chęć bycia pewnym bardzo spowalnia podjęcie jakichkolwiek postanowień. I tu jest potrzeba konfliktu. Dopóki każdy członek zespołu nie wyrazi swojego zdania, niepewności oraz perspektywy, nie uda Wam się podjąć decyzji, która będzie wynikiem wiedzy i doświadczenia. Bardzo ważna jest tu rola lidera, przewodniczącego lub kogokolwiek kto jest odpowiedzialny za daną grupę. To na ich ramionach spoczywa zadanie, by cały zespół był jednakowo zaangażowany w swoją pracę oraz ciężar przyznania się do błędu. Zespół, który nie umie się zaangażować stwarza niejasności pomiędzy swoimi członkami na temat priorytetów i kierunku działania, pozwala aby okazje uciekały im przez palce z powodu za długiej analizy ryzyka i niepotrzebnych opóźnień, brakuje im pewności i boi się porażki, w kółko powtarza dyskusję na jeden temat, uwydatnia wątpliwości pomiędzy swoimi członkami. Zespół, który umie się zaangażować, ma jasny kierunek działania i wiadome priorytety, angażuje cały zespół w działanie, umie uczyć się na błędach, łapie okazję, nie wątpi w swoje postępowania oraz umie zmienić kierunek działania bez wątpliwości i poczucia winy.
Jak zatem zaangażować całą grupę? Zawsze upewnij się, że wszyscy znają kierunek działania i są jego pewni. Daj sobie i swojemu zespołowi deadline na podjęcie decyzji, którego będą musieli się trzymać. Na koniec spotkania poproś, żeby każdy podsumował wspólnie podjęte postanowienia i wyraził zgodę na dialog, jeżeli chodzi o późniejsze konsekwencję. Upewnij się, że wiedzą, co powinno pozostać w waszym gronie, a co przekazywać dalej.
- Unikanie odpowiedzialności.
Kiedy grupa podjęła już jasne decyzje i jest zaangażowana, przychodzi czas by wzajemnie się rozliczać z zadań, których się podjęliśmy. Jest to ciężkie zadanie dla wielu zespołów, kiedy ma już zbudowane relacje, nie chce się nikogo urazić i wytykać jego błędów, czy nie wypełnionych zadań. Ale paradoksalnie, właśnie to niszczy więzi pomiędzy nami. Jak to nie zabrzmi, wysokie standardy są utrzymywane z powodu wywieranej presji. Mało rzeczy tak motywuje jak strach przed rozczarowaniem ludzi, na których Ci zależy. Zespół, który unika odpowiedzialności charakteryzuje się przeciętnością, przekracza deadliny, obciąża swojego lidera ciężarem bycia jedynym źródłem dyscyplinowania. Zespół, który jest odpowiedzialny, rozmawia o słabych działaniach i próbuje się poprawić, szybko definiuje problemy i niepewności swoich członków, wymagając od siebie i innych tych samych standardów, nawzajem umiejąc utrzymać dyscyplinę.
Jak sobie poradzić z czwartą dysfunkcją? Używając czegoś, co każdy trener uwielbia. Feedback. Zachęcaj wszystkich by regularnie komentowali swoje wzajemne zachowanie, dokonania i błędy. Forma może być dowolna – pisana, słowna, mail, formularz. Niech wejdzie Wam to w krew!
- Brak dbałości o wyniki.
Jeżeli nikt nas nie kontroluje w wykonywaniu przydzielonych nam zadań, realizujemy je gorzej. Kiedy cały zespół źle działa, nie osiągamy swoich celów. Każdy zaczyna zwracać najwięcej uwagi na swoje potrzeby. Brak dbałości o wyniki zachęca wszystkich do koncentracji na czymś innym. Naszym punktem docelowym nie zawsze muszą być cele ekonomiczne, czy profitowe, ale powinien on prowadzić do poprawy naszej pracy. Zespół, który nie dba o wyniki, nie ma postępu, rzadko pokonuje przeciwników, traci członków, zachęca do uwagi nad własnymi karierami i indywidualnymi celami. Zespół, który dba o wyniki, ma stałych członków, minimalizuje indywidualne zachowania, cieszy się z sukcesów i uczy z porażek, korzysta z osiągnięć jednostek, by poprawić cały zespół, skupia swoją uwagę na pracy.
Jak więc dbać o wyniki? Bardzo łatwo! Nagradzając sukcesy.
Podsumowując, dobry zespół to taki, który cały czas pracuje nad małą listą zasad przez długi okres. Trzeba pamiętać, że wszyscy jesteśmy ludźmi i musimy zwracać uwagę na niedoskonałości i próbować je przezwyciężyć. Szukaj sam rozwiązań, czytaj, googluj, rozmawiaj! Jeżeli trzeba, poproś kogoś o pomoc, może ktoś z zewnątrz, ze świeżym okiem. Czasem sami nie zauważamy, co trzeba naprawić. Życzę Tobie i Twojemu zespołowi siły i wytrwania. Bo jak nie Wy, to kto?!
Karolina Wolnik – TDC Graduate Międzynarodowej Organizacji Studentów Farmacji (International Pharmaceutical Students’ Association – IPSF) oraz kandydat na trenera Szkoły Trenerów PTSF. Członek Polskiego Towarzystwa Studentów Farmacji, aktualnie studentka CM UJ.