Dołącz do nas

SEP Poradnik

Prezentujemy poradnik, który przeprowadzi Cię przez wszystkie formalności i pomoże w jak najlepszym doświadczeniu wymiany.

1. Etap lokalny

  • Przed przystąpieniem do aplikowania na wymianę sprawdź aktualną wersję regulaminu rekrutacji na SEP uchwalonego przez walne zebranie delegatów PTSF. Jeżeli masz wątpliwości skontaktuj się z Local Exchange Officer (LEO).
  • Przystąp do aplikacji organizowanej przez Oddziały PTSF. Zbierz wszystkie dokumenty, za które mogą Ci zostać przyznane punkty. Zaliczają się do nich certyfikaty językowe, kserokopia indeksu lub wydruk z systemu elektronicznego, zaświadczenie aktywności w ramach PTSF, kołach naukowych lub zaświadczenie opieki nad studentami przyjeżdżającymi na SEP do Polski.
  • Wybierz trzy kraje, w których chciałbyś/chciałabyś odbyć praktykę. W tym miejscu polecamy zasięgnąć rady osób biorących udział w wymianie w latach wcześniejszych lub skorzystać z naszej bazy opinii. Poszczególne państwa mają zróżnicowane wymagania dotyczące kandydatów lub bardzo ograniczoną liczbę miejsc.
  • Do niektórych krajów czasami trudno się dostać, dlatego zastanów się, czy warto wybierać jednocześnie następujące kraje: Chorwacja, Finlandia, Hiszpania, Portugalia, Kanada, USA, Wielka Brytania. Przemyśl, czy opłaca się wpisywać te kraje na drugim i trzecim miejscu w aplikacji – jeśli będzie zbyt wielu chętnych w stosunku do ilości oferowanych miejsc, SEO może brać pod uwagę tylko osoby, które wpisały dany kraj na pierwszym miejscu.
  • Jeśli wybierasz się do Niemiec, musisz znać przynajmniej w stopniu komunikatywnym język niemiecki, do Francji – francuski, do community pharmacy w Hiszpanii z FEEF – hiszpański. Bez znajomości języków, nie wpisuj tych krajów do aplikacji – zostanie ona odrzucona przez zagranicznego SEO.
  • Dowiedz się, czy potrzebujesz wizy. Spróbuj określić koszt przejazdu i utrzymania w danym kraju. Dodatkowe informacje na temat kosztów zamieszkania i oferowanych miejsc praktyk można znaleźć na stronie: http://sep.ipsf.org/associations
Wypełnij Kwestionariusz Kandydata.
Wraz z pozostałymi dokumentami złóż je w Oddziale Lokalnym i oczekuj na wyniki kwalifikacji.
Po ich pozytywnym przejściu przejdź do następnej zakładki.

2. Rejestracja w systemie IPSF

  • Biorąc udział w programie SEP, jesteś zobowiązany/zobowiązana wpłacić manipulation fee. Informacje do przelewu przekazuje LEO. Lokalnemu LEO przekaż również dowód wpłaty. Kwota manipulation fee jest ustalana w drodze uchwały na Walnym Zebraniu Delegatów.
  • Odwiedź adres oficjalnej strony programu i utwórz swoje konto (Apply for Student Exchange Programme) nie później niż do 10 grudnia danego roku. Operacja ta musi zostać potwierdzona przez SEO. Na podany adres mailowy otrzymasz link aktywujący konto. Utworzenie konta jest niezależne od wpłaty manipulation fee oraz są one ważne bezterminowo (w przypadku ponownych aplikacji) Angielska nazwa Polskiego Towarzystwa Studentów Farmacji to Polish Pharmaceutical Students’ Association (wybierz z listy “Association”). KONTA SĄ WAŻNE BEZTERMINOWO. Jeśli aplikujesz po raz drugi, nie musisz zakładać nowego konta.
  • Zaloguj się na stronie programu i oraz wybierz,po lewej, zakładkę “Applications” > “New apllication”. Następnie wypełnił aplication form (AV) dołączając CV (w formacie EuroPass) oraz List Motywacyjny. Poprawność i rzetelność dokumentów jest kluczowa, ponieważ będą one dostępne dla zagranicznych SEO i LEO. A także osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za przebieg praktyki (profesor uniwersytetu, właściciel apteki). Uwaga. Po wypełnieniu aplikacji konieczne jest jej zatwierdzenie przez kliknięcie przycisku SUBMIT. Bez potwierdzenia regulaminu i wybrania opcji SUMBMIT aplikacja jest nieważna! Wszystkie AF muszą zostać wprowadzone do bazy do 31 grudnia (status = ‘SUBMITTED’). Przekroczenie terminu jest równoznaczne z wykluczeniem z programu SEP w bieżącym roku. Dodatkowe wskazówki do korzystania z systemu IPSF są dostępne w ostatniej zakładce.

3. Monitorowanie aplikacji

  • Przez pierwszy tydzień Twoja aplikacja będzie widoczna tylko dla SEO pierwszego kraju preferencji, który może ją przyjąć od razu lub tylko zarezerwować (zmiana statusu na RESERVED). Dopiero w momencie uzyskania statusu RESERVED możesz się skontaktować z SEO tego kraju.
  • Rezerwacja trwa nie dłużej niż 30 dni, po tym czasie SEO może zaakceptować Twoją aplikację (zmiana statusu na PLACED) lub z niej zrezygnować (zmiana statusu ponownie na APPROVED). Może też ponownie zarezerwować aplikację na 30 dni.
  • Jeśli SEO pierwszego kraju nie zarezerwuje Twojej aplikacji, lub zarezerwuje ją, a później zrezygnuje, aplikacja przez kolejny tydzień będzie widoczna dla niego/dla niej, ORAZ dla SEO z drugiego kraju.
  • Jeśli SEO jednego z trzech krajów zarezerwuje aplikację, staje się ona niewidoczna dla pozostałych SEO.
  • Jeśli żaden z trzech SEO z wybranych przez Ciebie krajów nie przyzna statusu PLACED, oraz minie DEADLINE OF CONFIRMATION, możesz zrezygnować i otrzymać zwrot 18 euro. Jest to jedyna sytuacja, w której możesz uzyskać zwrot.

1. Przy zmianie statusu z APPROVED na RESERVED, otrzymasz powiadomienie mailowe.

  • Po rezerwacji Twojej aplikacji, SEO wybranego przez Ciebie kraju skontaktuje się z Tobą w celu omówienia szczegółów Twojej wymiany SEP.
  • Jeśli potrzebujesz wizy, poproś o wystawienie Invitation Letter, który dołączysz do dokumentacji dla ambasady.
  • Powiadomienia mailowe dotyczące zmian statusu są automatyczne, mimo, że wysyłane spod adresu Chairperson. Nie ma potrzeby na nie odpowiadać.

2. Co oznacza status RESERVED?

Zależy to od procesu przyznawania miejsc praktyk w kraju, w którym Cię zarezerwowano.
 
JEŚLI O PRZYJĘCIU STUDENTA NA PRAKTYKI DECYDUJE TYLKO SEO, LUB SEO + LEO:
  • Rozsądny SEO rezerwuje tylko wtedy, kiedy wie, że może zapewnić studentowi miejsce praktyk.
  • Podczas rezerwacji, SEO dwóch pozostałych krajów nie widzą aplikacji studenta.
  • Ten czas SEO przeznacza na ustalenie szczegółów, np. dokładnej daty przyjazdu i wyjazdu, dokonanie formalności związanych z Invitation Letter i zapewnieniem miejsca zamieszkania. Zazwyczaj, następuje zmiana ze statusu RESERVED do PLACED.
  • SEO może zrezygnować i odrezerwować aplikację w nieprzewidzianej sytuacji, jeśli host zmieni zdanie lub nie uda się znaleźć miejsca zamieszkania, ale dzieje się to rzadko.
 
JEŚLI O PRZYJĘCIU STUDENTA NA PRAKTYKI DECYDUJE HOST:
  • SEO rezerwuje aplikację, żeby nie była widoczna dla SEO innych krajów.
  • Ten czas SEO przeznacza na dostarczenie kilku lub kilkunastu aplikacji z różnych krajów do hosta. Host dokonuje wyboru spośród tych aplikacji.
  • Wskazanym przez niego osobom SEO nadaje status PLACED. Należy wziąć pod uwagę, że student musi się dostosować do dat praktyki narzuconych przez hosta. Osoby, które nie zostaną wybrane (niestety, większość), wracają do statusu APPROVED.Cały proces zwykle trwa dłużej.

3. Co oznacza status “PLACED”?

  • Jest to gwarancja wyjazdu.
  • Tego statusu nie można cofnąć do APPROVED, więc nie można zmienić zdania co do wyjazdu. Można jedynie zrezygnować z udziału w SEP.

4. Jakie są konsekwencje rezygnacji, w momencie, kiedy moja aplikacja ma status:

 
UNSUBMITTED / SUBMITTED
  • należy bezwzględnie powiadomić SEO Polski o swojej rezygnacji z udziału w SEP
  • jeśli wpłacono FEE, zostanie zwrócone w całości; jeśli nie wpłacono – nie ma potrzeby dokonania wpłaty
APPROVED
  • należy bezwzględnie powiadomić SEO Polski o swojej rezygnacji z udziału w SEP
  • zwrot tylko części FEE (zgodnie z obowiązującymi przepisami)
 
RESERVED
  • należy bezwzględnie powiadomić SEO Polski o swojej rezygnacji z udziału w SEP
  • zwrot tylko części FEE (zgodnie z obowiązującymi przepisami)
PLACED
  • należy bezwzględnie powiadomić SEO Polski o swojej rezygnacji z udziału w SEP
  • FEE nie zostaje zwrócone, niezależnie od powodu rezygnacji

W przypadku kiedy otrzymasz wiadomość:

Dear Student,
Your application was automatically unreserved after one month.
Please contact your SEO to check up on the status of your application.
Thank you.

Nie panikuj 😉

Każda aplikacja może zostać zarezerwowana na 30 dni. Jest to czas przewidziany na ustalenie szczegółów wymiany pomiędzy studentem i zagranicznym SEO/LEO. W ciągu tych 30 dni powinna nastąpić zmiana statusu z “reserved” na “placed” – jeśli obydwie strony dojdą do porozumienia. Jeśli którejś ze stron nie odpowiadają warunki wymiany, zagraniczny SEO może odrezerwować aplikację, która wraca do statusu “approved”.

Jeśli zagraniczny SEO nie zmieni statusu aplikacji na “placed” w ciągu 30 dni, wtedy baza aplikacji automatycznie zmienia status na „approved” i wysyła studentowi maila. Zagraniczny SEO także dostaje maila, że skończyła się „data ważności” rezerwacji, ale nie dostaje informacji, któremu studentowi.

Możliwe przyczyny dla “automatically unreserved”:

  • SEO przetrzymuje Twoją aplikację ze względu na trwające ustalenia dotyczące wymiany – najczęstszy powód
  • SEO przetrzymuje Twoją aplikację, bo nie podałeś/nie podałaś dokładnych dat przyjazdu i wyjazdu
  • starasz się o wizę wjazdową i nie wiesz, czy Ambasada zdąży ją wystawić itd.

Kiedy znajdziesz się w takiej sytuacji: napisz proszę do ZAGRANICZNEGO SEO i przypomnij, żeby Cię zarezerwował i ewentualnie zmienił status na “placed” – jeśli już się umówiliście co do szczegółów.

SEO Poland też ma tylko taką możliwość pomocy – napisać do zagranicznego SEO z prośbą o ponowną rezerwację. Jeśli Ty zrobisz to w swoim imieniu, będzie po prostu szybciej.

Czasem zdarza się, że aplikacja studenta jest odrzucona we wszystkich wybranych przez niego krajach.

Nie oznacza to, że Twoja aplikacja jest “zła”. Powodem pominięcia aplikacji może być termin wyjazdu / wybrany rodzaj praktyk – niedostępny w wybranym kraju lub zbyt duża ilość chętnych w stosunku do ilości miejsc. W takim wypadku, dostaniesz informację od swojego SEO, że praktyka nie może zostać zrealizowana.

AF Reallocation Project

AF RP to najbardziej pomocne wyjście z sytuacji – kraje, które mają jeszcze miejsca, ogłaszają “drugi nabór” dla studentów incoming. Lista dostępnych krajów pojawia się zwykle z końcem marca, polski SEO ma do niej dostęp. SEO zaproponuje kilka innych krajów, które mogą przyjąć Twoją aplikację, łącznie z informacją, jakie miejsca praktyk są tam jeszcze dostępne. Możesz wybrać jeden spośród podanych krajów. Polski SEO ustali z zagranicznym SEO szczegóły praktyki, po czym zwróci się do Chairperson of Student Exchange z prośbą o zmianę Twojej aplikacji. Zależnie od decyzji Chairperson, aplikacja może być zmieniona przez ChP lub “zwrócona” do studenta.

I przypadek:

  • Rola studenta ogranicza się do wybrania “czwartego” kraju do aplikacji i określenia daty oraz rodzaju praktyki.
  • Nie musisz wprowadzać żadnych zmian samodzielnie.
  • Chairperson wpisuje w aplikacji tylko jeden kraj! Wtedy nie ma już możliwości jego zmiany.
  • Jeśli zdarzy się coś niespodziewanego, można jedynie zrezygnować z wyjazdu na SEP.
  • Zwrot części FEE zależy od tego, czy aplikacja uzyskała status PLACED w czwartym wybranym kraju.

II przypadek

  • Aplikacja ma ponownie status “UNSUBMITTED”, wszystkie zmiany wprowadzasz sam/sama i ponownie składasz aplikację.
  • Można zmienić nawet wszystkie kraje i daty wyjazdu.

Zmiana aplikacji nie wiąże się z dodatkowymi kosztami.

  • W przypadku rezygnacji, jeśli Twoja aplikacja nie uzyskała statusu placed, należy Ci się zwrot równowartości 18 €.
  • Rezygnacja po uzyskaniu statusu placed uniemożliwia odzyskanie części Fee i wiąże się ze statusem unsuccessful.

4. Przed wyjazdem

  • Przed wyjazdem na praktyki warto wykupić ubezpieczenie zdrowotne lub Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego – EKUZ (ważna w krajach UE).
  • Jeśli potrzebujesz wizy, skontaktuj się z SEO/LEO wybranego kontaktu w celu uzyskania Invitation Letter niezbędnego do przedłożenia w ambasadzie.
  • Zastanów się, czy powinnaś / powinieneś się zaszczepić się na niektóre choroby, szczególnie wyjeżdżając do krajów tropikalnych.