Współpraca z innymi ludźmi daje nam możliwość skutecznej realizacji celów. Jest jednym z czynników wpływających na sukces. Radzenie sobie w kontaktach międzyludzkich to konieczna umiejętność w każdym zawodzie. Przydaje się w życiu prywatnym, w codziennej rutynie i podczas wcielania się w nowe role. Coraz częściej mówi się o korzyściach wypływających z uczestnictwa w warsztatach umiejętności miękkich. Zdolności te zaczynają nabierać ogromnego znaczenia w pracy. Słyszy się, że pracodawcy zwracają uwagę nie tylko na zdobytą wiedzę, ale także na zdolności komunikacyjne kandydata i jego autoprezentację. Dobrym pracownikiem zatem stajemy się wtedy, gdy posiadamy zarówno wiedzę specjalistyczną, jak i umiejętności miękkie. Dlatego też chcę zwrócić uwagę na kilka podstawowych umiejętności interpersonalnych, które pozwalają na utrzymywanie dobrych relacji.
1. Rozumienie innych.
Jest podstawą udanej komunikacji międzyludzkiej. Dotyczy interpretacji tego, co nie zostało wypowiedziane. Polega na odczytywaniu zachowań i motywacji rozmówcy. Wykracza poza rozumienie samego przekazu werbalnego, określanego jako przekaz słowny. W interpretacji wypowiedzi kluczowy jest język ciała i odczucia towarzyszące rozmówcy. Proces rozumienia innych wymaga wysiłku i zaangażowania.
Ważną rolę odgrywa tutaj zadawanie pytań otwartych. Na te pytania nie da się odpowiedzieć tak lub nie. Wymagają one rozwinięcia i opisu, a zatem pomagają w zdobyciu większej ilości informacji poprzez nadbudowanie tematu i uzupełnienie relacji.
Dodatkowo zaleca się wystrzeganie przerywania, osądzania i dawania niechcianych rad. W trakcie dyskusji należy poświęcić całą swoją uwagę drugiej osobie. Zainteresowanie tematem można okazać poprzez utrzymywanie kontaktu wzrokowego. Takie zachowanie pozwala na uzyskanie zaufania i zdobycie szerszego zakresu informacji. Wtrącanie sformułowań takich jak: „Naprawdę?”, „Mów dalej”, „Rozumiem”, skłania drugą stronę do kontynuacji dialogu.
2. Wyrażanie się w sposób jasny
Ten punkt dotyczy zdolności przekazywania wypowiedzi w taki sposób, by druga osoba ją zrozumiała i zapamiętała. W tym przypadku pomaga zachowanie zwięzłości, podawanie wystarczającej ilości szczegółów, mówienie wprost i unikanie sformułowań takich jak: „może”, „jakby”, „trochę”. Warto wcześniej zastanowić się nad tym, co chce się powiedzieć i podzielić przemowę na dwa główne punkty: wprowadzenie i podsumowanie. Wśród dobrych nawyków wyróżnia się stosowanie języka rozmówcy i używanie przykładów oraz porównań. Kolejna wskazówka polega na robieniu przerw w naszej wypowiedzi. Gdy na chwilę zamilkniemy umożliwiamy drugiej osobie zabranie głosu. Na sam koniec warto sprawdzić, co rozmówca sądzi o naszej wypowiedzi oraz upewnić się, czy wszystko zostało dobrze zrozumiane.
3. Dbanie o swoje potrzeby.
Podczas rozmowy bądź osobą zdecydowaną, spokojną i pewną siebie. Ważne jest, aby postawić własne granice i je komunikować. Jest to konieczne, gdyż nie da się zaspokoić oczekiwań wszystkich wokół nas, i w ten sposób zabezpieczamy się przed przeróżnymi żądaniami. W tym celu ważna jest asertywność. Nie bój się odmówić, gdy czujesz taką konieczność. Gdy otrzymasz zadanie, wobec którego masz mieszane odczucia, możesz poprosić o czas na decyzję. Dzięki temu zyskujesz możliwość przemyślenia wszystkich za i przeciw. Zdarza się, że po takiej analizie odmowa staje się łatwiejsza. Taki schemat postępowania buduje szacunek wobec naszej osoby. Dzięki temu pozbędziemy się frustracji, irytacji i ograniczymy ilość kłótni. Zwyczajnie zyskamy więcej spokoju.
4. Wymiana opinii.
Skomentowanie postępowania innej osoby bez zranienia jej uczuć to kolejna przydatna umiejętność. Wyrażanie własnej opinii powinno odbywać się w momencie, gdy ktoś chce ją poznać. Prawidłowo sformułowana opinia powinna być hipotezą, zawierać zwięzły przekaz i propozycje sposobów poprawy sytuacji. Jej głównym celem ma być niesienie pomocy drugiej osobie.
W tym punkcie chodzi nie tylko o komentowanie zachowania innych, ale także o jego przyjmowanie. Nie bierz cudzych opinii zbyt bardzo do siebie, ale też ich nie lekceważ. Zastanów się, czy druga osoba nie ma racji i czy czasem nie warto czegoś zmienić. Bądź otwarty na konstruktywne i pouczające opinie. Zauważ korzyści wypływające z takiej komunikacji. Obustronna wymiana opinii sprawia, że kontakt staje się pełniejszy. W taki sposób zyskujesz szansę na weryfikację własnych spostrzeżeń. Aby jednak zyskać szczerą opinię, konieczne jest stworzenie atmosfery bezpieczeństwa. Oznacza to, że twój rozmówca nie będzie obawiał się przedstawić swojego zdania. Dodatkowo, jeśli zbierasz sugestie na konkretny temat, pamiętaj o korzystaniu z kilku źródeł. W ten sposób zyskasz nie tylko więcej informacji, ale także możliwość skonfrontowania ze sobą kilku zdań na jeden temat i wyciągnięcia odpowiednich wniosków.
5. Wywieranie wpływu.
Na skuteczne wywieranie wpływu składa się wiele czynników. Przede wszystkim należy odkryć potrzeby drugiego człowieka. Dodatkowo pomocne jest nawiązanie z nim dobrego kontaktu i odnalezienie wspólnego języka. Okaż rozmówcy swoje zainteresowanie oraz podziw wobec jego starań. Dobrze jest odwoływać się do własnych przeżyć. Wtedy sygnalizujemy, że rzeczywiście wiemy, na czym polega dana sytuacja. Aby zwiększyć efektywności w dotarciu do drugiego człowieka, unikaj pytań retorycznych w stylu: „A może byś to w końcu zrobił?”.
Przechodząc do pokazania naszej inicjatywy drugiej osobie, zaznaczamy własne umiejętności oraz kwalifikacje. Uświadamiamy w ten sposób, że mamy wiedzę w danej dziedzinie oraz dogłębnie znamy temat. Stajemy się bardziej wiarygodni. Następnie zostaje nam dobrze zaprezentować naszą sugestię, pamiętając by pokazać słuchaczowi szereg korzyści, jakie będzie odczuwał dzięki zastosowaniu naszych rad.
6. Rozwiązywanie konfliktów.
Kluczem rozwiązania każdego konfliktu jest rozpoznanie źródła problemu. Podstawową umiejętnością jest atakowanie problemu, a nie konkretnej osoby. Kluczowe jest szanowanie drugiego człowieka, jego potrzeb, oczekiwań oraz poszukiwanie rozwiązań dających korzyści obu stronom. Prawidłowa postawa każdego rozmówcy cechuje się chęcią współpracy, empatią, poczuciem humoru i zdolnością do kompromisu. Ważne jest stworzenie odpowiedniej atmosfery, która podkreśla, że liczy się dobro każdego uczestnika konwersacji. Nieporozumienie powinno być postrzegane jako problem wspólny. Nie należy zrzucać go na barki jednego z uczestników. Postrzegaj rozmówców jako swoich partnerów.
Konflikt może odbywać się na różnych płaszczyznach. Może dotyczyć sporu o wartości. Wtedy może okazać się, że z uwagi na zbyt dużą rangę poruszanych kwestii i brak możliwości wypracowania rozwiązania, strony po prostu muszą się rozejść. W innych przypadkach, takich jak spory o niezrozumienie, niedoinformowanie czy też sposób postępowania zwykle da się wypracować kompromis.
Gdy buzują w Tobie emocje poproś o chwilę przerwy i zatrzymaj się. Wyjdź na chwilę na świeże powietrze lub do innego pokoju. Odetchnij i spójrz na całą sytuację z większym spokojem. Zastanów się nad przyczyną nieporozumienia i nad tym, co chce osiągnąć każda ze stron. Skoncentruj się nad głównymi potrzebami i znajdź rozwiązanie, które zaspokaja część pragnień każdej ze stron. Skup się na danej sprawie, a nie na konkretnej osobie. Wróć i bądź negocjatorem. Pracując w grupie, bądź będąc w związku, możesz rozwiązać trudną sytuację poprzez wspólne podanie propozycji rozwiązania sporu i przeanalizowanie ich. Na koniec wystarczy wybierać najkorzystniejszą opcję, z której każdy po części będzie zadowolony.
7. Praca zespołowa.
Zdolność do pracy grupowej jest cenną umiejętnością. W drużynie często pojawiają się jakieś braki. Zauważaj je i bądź gotów je uzupełnić. W zespole niezmiernie istotna jest panująca atmosfera. Duże znaczenie ma to, jak swobodnie czują się w niej członkowie. Niech każdy wie, że może się wypowiedzieć. Zachęcaj do zabierania głosu, szczególnie osoby bardziej nieśmiałe. Dzięki temu wszyscy będą czuli się ważni. Przypominaj o wspólnym celu, który przyświeca całej drużynie i motywuj uczestników do działania. Chwal ich za postępy i zachęcaj do dalszego rozwoju.
8. Podejście indywidualne do człowieka i zdolność zmiany zachowania.
Ta umiejętność podkreśla, jak ważna jest elastyczność w kontaktach międzyludzkich. Ze względu na to, że nie ma dwóch tych samych ludzi, podejście powinno być dopasowane do każdego z nich. Zmiana zachowania dotyczy głównie relacji, które się nie układają. Znane przysłowie mówi: Chcesz zmienić kogoś, najpierw zmień siebie. Pierwszy krok w próbie naprawienia kontaktu opiera się na zmianie własnego zachowania. Poleca się przezwyciężenie własnych przyzwyczajeń i pójście nową ścieżką.
Wspomniane powyżej umiejętności zdecydowanie pomagają w skutecznej i dobrej komunikacji. Warto pielęgnować i rozwijać w sobie zdolności interpersonalne, gdyż owocują one w przeróżnych dziedzinach naszego życia. Zachęcam do zgłębiania tematu, który choć ważny, czasem bywa pomijany.
Paulina Michalska – studentka V roku farmacji na Śląskim Uniwersytecie Medycznym, członek Polskiego Towarzystwa Studentów Farmacji.
Źródło: Mel Silberman, Freda Hansburg, Inteligencja interpersonalna, Wydawnictwo Studio Emka, Warszawa, 2012.