W tak szybko rozwijającym się świecie wiele z nas ma coraz większy natłok obowiązków. Samo myślenie o wykonywaniu ich powoduje nadmierny, niezdrowy stres. Nawał nauki, dodatkowe zajęcia, spotkania ze znajomymi czy hobby. Jak to wszystko zmieścić w jednej dobie? Odpowiedź na to oraz inne pytania poznasz, wyruszając ze mną w podróż do magicznej krainy, gdzie poznasz specjalne zaklęcia i sztuczki prosto ze Szkoły Magii i Czarodziejstwa, które dadzą Ci moc skutecznego zarządzania swoim czasem. Artykuł ten pomoże Ci odciąć się emocjonalnie od stresującego problemu — nauczysz się rozkładać go na czynniki pierwsze, dzięki paru prostym metodom i zasadom.
Magia planowania
Planowanie swojej pracy najlepiej zacząć od wyboru odpowiedniego miejsca, które powinno być dobrze oświetlone, ciche oraz uporządkowane co pozwoli Ci się skupić. Warto również wyeliminować zbędne rozpraszacze. Należy unikać prokrastynacji i odkładania na później. Bardzo ciężko planować bez wyznaczonego celu. To ten krok — czyli poświęcenie chwili na przeanalizowanie sytuacji — jest najczęściej pomijany, może ludzie nie znają odpowiednich czarów?
Magiczne zaklęcia
Priorytetyzacja rozpoczyna się od zrobienia listy zadań. Następnie warto przyporządkować zadania do odpowiednich kategorii, w zależności od ich ważności. Do tego przyda się Macierz Eisenhowera. Rzeczy znajdujące się w rubryce pilne i ważne to rzeczy do zrobienia „na wczoraj” — nie chcesz, aby twoje zadania zbyt często do niej wpadały. Rubryczka nieważne, ale pilne to iluzje — zadania, które w naszej głowie mogą być ważne, lecz tak naprawdę nie są. Może być to umycie okien lub renowacja starej nielatającej miotły wyścigowej.
Teraz przechodzimy do najlepszej części macierzy, rzeczy ważne, ale niepilne, to obowiązki na które mamy jeszcze sporo czasu, możemy mierzyć ich postęp. Ta rubryczka jest niczym puchar turnieju trójmagicznego — każdy pragnie trzymać w niej swoje obowiązki. Ostatni puzzelek — nieważne i niepilne — jest poświęcony rzeczom, które zabijają czas np. wyjście ze znajomymi lub zjedzenie ciasta. Można je pominąć.
Podzieliłeś/aś już swoje zadania na poszczególne rubryczki i wiesz, co należy zrobić, ale masz zero motywacji? Z pomocą przychodzi następne zaklęcie pt. „Zjedz tę żabę”. Co mam zrobić? Ta technika polega na zaczęciu od najtrudniejszego zadania, jeżeli już to uda Ci się wykonać, to reszta zadań będzie jak eklerka z kremem!
Kolejne zaklęcie w naszej księdze to zaklęcie „80/20”. Nie jest to technika, lecz zasada, którą warto mieć zawsze z tyłu głowy, szczególnie jeśli zmagamy się z nieznośnym gnomem zwanym perfekcjonizmem. Zasada Pareto, to teza, która mówi o tym, że 80% rezultatów można osiągnąć, wykonując 20% działań. Niewielki nakład pracy może mieć duży efekt. Czy zrobienie zadowalającej Cię prezentacji zajmuje Ci zdecydowanie zbyt dużo czasu? Skup się na głównym celu swojej prezentacji, czyli przekazanie informacji. Najpierw stwórz puste slajdy i wypełnij tekstem oraz użyj podstawowej szaty graficznej. To jest twoje 20%, poprawianie stylistyczne, dodawanie obrazków zajmuje 80% czasu i energii.
Pozostając w temacie zasad — następną regułą jest „60/40”. Pozwala ona zaplanować nam czas w realny sposób, aby nie trzeba było się uczyć kolejnego czaru — wydłużenia sobie doby. Nie da się zaplanować czasu, który mamy w ciągu dnia co do minuty. Jesteśmy w stanie w pełni zaplanować tylko część czasu, jest to nasze 60%. Pozostałe 40% to czas pozostały na nieoczekiwane działania. Jeżeli nie wykorzystamy tych 40% produktywnie, możemy je wykorzystać np. na odpoczynek.
Przykład: Jeżeli naprawa starej miotły wyścigowej wynosi 6 godzin — jest to nasze 60%, należy dodać 40% z naszego czasu na nieprzewidziane sytuacje. Czyli w rzeczywistości na naprawę miotły wyścigowej powinniśmy przeznaczyć 8,4 godziny.
Pracę warto podzielić sobie w bloki czasowe, słynna technika Pomodoro przez pewnych magów uwielbiana a przez innych nienawidzona. Polega ona na podzieleniu wykonywania zadania na bloki czasowe oraz przerwy. Najpopularniejszy podział wynosi 25 minut pracy i 5 minut przerwy, które oczywiście można modyfikować w zależności od potrzeb. Efektywne zarządzanie sobą polega na odpowiednim użyciu konkretnych metod w zależności od sytuacji. Warto spróbować każdej metody i zobaczyć, która nam najbardziej odpowiada.
Podróż do Szkoły Magii i Czarodziejstwa
W tym paragrafie nauczysz się i zrozumiesz praktyczne użycie wcześniej wymienionych zaklęć. Być może to dzięki ich użyciu będziesz umieć/ała znaleźć peron 93/4, zrobić wszystkie obowiązki na dany dzień oraz pokonać dementora, czyli wszechobecny w twoim życiu stres.
Wyobraź sobie, że otrzymałeś/aś list z Hogwartu. Zostałeś przyjęty do wymarzonej Szkoły Magii i Czarodziejstwa. Masz dwa tygodnie, aby kupić wszystkie potrzebne przedmioty oraz zrobić wszystko, co należy przed rozpoczęciem roku. Od razu czujesz stres. Czy akceptować zaproszenie? A co z moim dotychczasowym życiem? Zanim zaczniesz panikować, należy pamiętać, że tylko 20% twoich starań przełoży się na aż 80% rezultatów. Zaczniesz od wypisania wszystkich rzeczy, które należy zrobić, aby podróż się udała. Należy zakupić trzy komplety szat magicznych, różdżkę, kociołek i teleskop, trzeba również pamiętać o zakupie podręczników, wysłaniu sowy oraz pożegnaniu się ze znajomymi. Następnie przy użyciu Macierzy Eisenhowera przyporządkujesz zadania do odpowiednich rubryczek.
Najważniejsze jest wysłanie sowy, dlatego to trafi do rubryczki ważne i pilne, potrzebne zakupy trafią do ważnych i niepilnych a pożegnanie się ze znajomymi do nieważnych i niepilnych. Następnie należy oszacować ile dana rzecz nam zajmie. Wysłanie sowy potrwa 2 godziny a kupienie wszystkich przedmiotów i książek 30 godzin. Do tego czasu należy dodać 40%, czyli 12,8 godziny. Łącznie na przygotowania powinno się poświęcić 44,8 godzin. Jeżeli zajmie nam to krócej, to spokojnie będziemy mieli czas, aby pożegnać się ze znajomymi. Przeprowadzenie takiego toku myślowego nie jest trudne, z użyciem paru metod jesteśmy w stanie odciąć się emocjonalnie od tak złożonego problemu i usadzić go w czasie i przestrzeni.
Metody zarządzania sobą w czasie są bardzo przydatne, nie trzeba używać wszystkich, lecz warto wszystkie przetestować. Zobaczymy, które działają dla nas najlepiej. Pamiętaj również o tym, że metody można modyfikować pod siebie, ważne, aby działały. Z Macierzy Eisenhowera możesz usunąć jeden kafelek, w technice Pomodoro możesz wydłużyć pracę oraz skrócić przerwy. Zarządzanie sobą w czasie to ciężka umiejętność, którą ciągle trzeba doszkalać, należy pamiętać o metodach, aby móc je wykorzystać w trudnych sytuacjach, niczym prawdziwe magiczne zaklęcia.
Jakub Kolanowski
Źródła:
- Vaccaro P. J. Time Management Tips That Work. Fam Pract Manag. 2002, 9(3):64
- Mindtools, Time management. https://www.mindtools.com/c3vl26l/time-management [Dostęp: 27.01.24 r.]
- Mindtools, How Good Is Your Time Management? https://www.mindtools.com/aavjrgg/how-good-is-your-time-management [Dostęp: 27.01.24 r.]
- Harvard Summer School, 8 Time Management Tips for Students. https://summer.harvard.edu/blog/8-time-management-tips-for-students/ [Dostęp: 27.01.24 r.]
- DeSmet J. It’s Not Just Time Management Anymore. https://www.harvardbusiness.org/its-not-just-time-management-anymore/ {Opublikowano: 28.11.16 r. Dostęp: 27.01.24 r.]